Cuando se habla de VeriFactu, es fácil reducir todo el cambio a una pregunta: “¿Qué programa tengo que utilizar?”

Pero esa pregunta se queda corta.

Un programa conforme puede resolver la parte técnica de la normativa y, aun así, convivir con un proceso lleno de hojas Excel, correos manuales, datos duplicados, cobros apuntados por separado y documentación que llega tarde a la asesoría.

La presentación de AECE (Asociación Profesional de Expertos Contables y Tributarios de España) lo resume con una idea especialmente útil: software y proceso no son lo mismo. Antes de decidir qué herramienta utilizar, propone revisar cómo se factura realmente dentro del negocio

Por eso, la adaptación a VeriFactu puede ser un buen momento para hacer algo que muchas pequeñas empresas y autónomos llevan años posponiendo: dibujar su proceso administrativo completo y eliminar pasos que ya no aportan valor.

El primer error: pensar que adaptarse a VeriFactu es solo cambiar de programa

Cambiar de software puede ser necesario. Pero instalar una aplicación compatible no corrige automáticamente una forma de trabajar poco organizada.

Imagina un negocio que utiliza un programa nuevo para emitir la factura, pero sigue copiando los datos del cliente desde otra hoja, apunta los cobros en Excel, descarga cada PDF para enviarlo manualmente y entrega toda la documentación a la asesoría al final del trimestre.

Técnicamente puede haber mejorado su herramienta de facturación. Operativamente, gran parte del problema continúa exactamente igual.

La presentación de AECE plantea este cambio de enfoque desde sus primeras diapositivas: frente a “instalar un programa”, propone adaptar el proceso, revisando quién, cómo y dónde se factura

Ese artículo explica la parte técnica del software. En este nos centramos en lo que sucede alrededor de él.

(“Cómo saber si tu programa de facturación está preparado para VeriFactu”)

Antes de cambiar nada, haz una radiografía de tu facturación

Antes de contratar, migrar o configurar un programa, conviene entender qué está ocurriendo actualmente.

No hace falta elaborar un informe complejo. Basta con seguir una operación desde que nace hasta que termina.

Por ejemplo:

Pedido → presupuesto → trabajo realizado → albarán → factura → cobro → banco → contabilidad → impuestos

No todos los negocios utilizan todos esos documentos ni tienen por qué hacerlo. Lo importante es identificar qué recorrido sigue realmente la información.

Este artículo propone precisamente analizar quién factura, desde dónde, con qué herramienta, cuándo se hace, quién corrige los errores y dónde termina finalmente la información.

Ese ejercicio permite descubrir algo importante: muchos problemas aparentemente relacionados con VeriFactu ya existían mucho antes de VeriFactu.

Las 7 preguntas que deberías responder antes de adaptarte

Aquí se proponen siete preguntas especialmente útiles para diagnosticar un negocio

1. ¿Quién factura?

Puede facturar una sola persona, varios empleados, el propietario del negocio o incluso la asesoría.

Saberlo es fundamental para decidir cuántos usuarios necesita el sistema y qué permisos debería tener cada uno.

Si varias personas pueden emitir facturas, también conviene establecer claramente quién puede corregirlas, consultar cobros o acceder a información sensible

2. ¿Desde dónde se factura?

¿Desde un ordenador fijo? ¿Desde distintos establecimientos? ¿Desde una obra, un domicilio de cliente o un dispositivo móvil?

Un sistema adecuado para una oficina con un único ordenador puede resultar incómodo para una empresa cuyos trabajadores necesitan crear partes, albaranes o facturas mientras están fuera.

La herramienta debería adaptarse al trabajo real y no obligar al negocio a reorganizarse alrededor del programa.

3. ¿Con qué software trabajas actualmente?

Aquí no basta con identificar el programa principal.

Puede que la factura se haga en una aplicación, los clientes estén en otra, los cobros se controlen con una hoja Excel y la contabilidad se lleve desde la asesoría.

Todo eso forma parte del proceso.

(“Cómo saber si tu programa de facturación está preparado para VeriFactu”)

4. ¿Cuántos usuarios intervienen?

No es lo mismo un autónomo que factura solo que una empresa donde varias personas crean documentos, consultan clientes o registran cobros.

Contar los usuarios ayuda a detectar duplicidades y también a decidir qué información necesita ver cada perfil.

5. ¿Cuántos centros o puntos de facturación tienes?

Una empresa puede facturar desde una única oficina o hacerlo desde varios establecimientos, equipos o terminales.

La normativa contempla incluso sistemas capaces de dar soporte a varios obligados tributarios, exigiendo una gestión separada de registros y cadenas para cada uno.

Para una pyme, la cuestión práctica es más sencilla: hay que saber desde cuántos lugares se genera información de facturación y cómo termina consolidándose.

6. ¿Qué integraciones existen?

Facturación, contabilidad, banco, CRM, almacén o asesoría pueden estar conectados o funcionar como islas separadas.

Cada vez que una persona tiene que copiar datos manualmente de un sistema a otro aparece una oportunidad de error.

7. ¿Qué sigue siendo manual?

Probablemente sea la pregunta más importante.

Puede ser:

• enviar facturas por correo;
• introducir cobros;
• comprobar movimientos bancarios;
• copiar datos entre programas;
• buscar documentos;
• preparar información para la asesoría;
• comprobar facturas pendientes;
• introducir dos veces el mismo cliente.

Esta última pregunta es importante porque permite descubrir problemas que llevan años escondidos en la rutina diaria.

Busca los “saltos manuales” de tu proceso

Una forma sencilla de analizar la gestión consiste en dibujar cada paso y preguntarse:
¿En qué momento una persona tiene que volver a introducir información que ya existe?

Por ejemplo:

Presupuesto → factura
Si para hacer la factura tienes que volver a escribir el cliente y todos los conceptos del presupuesto, existe un salto manual.

Factura → cobro
Si el pago se apunta después en otra hoja independiente, aparece otro.

Cobro → contabilidad
Si posteriormente alguien vuelve a introducir esos datos en el programa contable, hay un tercero.

Son fricciones habituales las duplicidades, los Excel intermedios, la introducción manual de información, las facturas pendientes, los errores, la falta de conciliación y la información tardía.

Cada salto consume poco tiempo de forma aislada. Multiplicado por cientos de operaciones al año, puede convertirse en muchas horas de trabajo administrativo.

VeriFactu puede sacar a la luz problemas que ya estaban ahí

VeriFactu no crea necesariamente estos problemas.

Lo que hace es reducir el margen para mantener determinadas formas improvisadas de trabajar.

La normativa exige que los sistemas informáticos de facturación gestionen registros con unas condiciones técnicas determinadas y, en los sistemas VeriFactu, establece mecanismos de remisión electrónica a la Administración tributaria.

Eso obliga a prestar más atención a cuestiones que antes podían resolverse informalmente.

Por ejemplo:

• quién tiene capacidad para emitir una factura;
• cuándo se considera expedida;
• cómo se corrige un error;
• qué sistema contiene la información válida;
• cómo se mantiene la trazabilidad;
• qué ocurre cuando intervienen varias personas.

(“VeriFactu para autónomos: qué es, cómo funciona y cuándo será obligatorio”.)

No todos los documentos de tu negocio son facturas

Este punto es especialmente importante para organizar bien el proceso.

Un presupuesto, una proforma, un albarán o un parte de trabajo cumplen funciones diferentes de una factura. La presentación distingue expresamente las facturas de estos otros documentos dentro del análisis del proceso.

Esto abre una posibilidad muy útil: trabajar primero con documentos previos cuando todavía hay información que puede cambiar y emitir la factura cuando la operación esté correctamente definida.

No significa que todos los negocios deban utilizar presupuesto, albarán y factura en cadena.

Al contrario: cada empresa debería utilizar únicamente los documentos que necesita.

En BeFactu, por ejemplo, un usuario puede crear directamente una factura o trabajar previamente con un presupuesto, un parte o un albarán. Los documentos son independientes y las conversiones se utilizan solo cuando tienen sentido para el trabajo realizado.

Borradores y documentos previos pueden evitar correcciones innecesarias

Antes de emitir una factura conviene comprobar que los datos esenciales son correctos.

Cliente, conceptos, cantidades, impuestos y demás información fiscal deben revisarse antes de cerrar definitivamente la operación.

La presentación recomienda utilizar borradores, facturas proforma o albaranes como herramientas previas cuando todavía puede ser necesario corregir información.

Esto no solo tiene sentido por VeriFactu.

También mejora la gestión diaria porque reduce anulaciones, rectificaciones y comunicaciones posteriores con el cliente.

Un error ya no debería resolverse simplemente borrando la factura

Este cambio de mentalidad merece atención.

Hay que tener en cuenta una idea muy clara: cuando existe una factura o registro erróneo, no se borra sin más; la historia permanece.

Los sistemas deben preservar la trazabilidad de los registros y la normativa contempla registros de alta y de anulación dentro de la estructura que pueden manejar los SIF.

Por tanto, es importante que quien facture dentro del negocio conozca qué procedimiento debe seguir cuando comete un error.

Este tema merece un artículo independiente, porque afecta a facturas rectificativas, anulaciones y correcciones.

Plan de adaptación a VeriFactu en 6 pasos

Aquí se propone un proceso de adaptación especialmente claro: diagnóstico, decisión, configuración o migración, pruebas, formación y puesta en producción.

Y podemos convertirlo en un plan práctico.

1. Diagnóstico

Documenta cómo funciona hoy tu facturación.

Identifica herramientas, usuarios, documentos, duplicidades y pasos manuales.

No compres nada todavía.

2. Decisión

Una vez entendido el proceso, decide qué debe cambiar.

Quizá tu programa actual pueda actualizarse.

Quizá necesites migrar.

O puede que el problema principal no sea el software, sino que utilizas cinco herramientas para tareas que podrían resolverse desde una.

3. Configuración o migración

Prepara:

• series de facturación;
• clientes;
• artículos o servicios;
• usuarios;
• formas de pago;
• datos fiscales;
• permisos;
• documentos que realmente utilizará el negocio.

Si cambias de plataforma, decide también qué información histórica necesitas conservar.

4. Pruebas

No esperes al último día para descubrir cómo funciona el nuevo sistema.

Haz operaciones reales de prueba:

• crear un cliente;
• hacer un presupuesto;
• generar una factura;
• corregir un error;
• registrar un cobro;
• localizar una factura antigua;
• comprobar qué recibe la asesoría.

El objetivo es detectar problemas cuando todavía hay tiempo para resolverlos.

5. Formación

Si varias personas utilizan el sistema, todas deberían conocer las reglas básicas.

No hace falta convertirlas en especialistas fiscales.

Sí necesitan saber:

• cuándo emitir una factura;
• cómo corregirla;
• qué documentos utilizar antes;
• qué datos no deben improvisarse;
• dónde consultar la información.

6. Puesta en producción

Cuando el proceso ya se ha probado, el nuevo sistema pasa a utilizarse de forma habitual.

La adaptación debería llegar antes de la fecha límite, no comenzar ese día.

Una de las ideas más acertadas de la presentación es que el aplazamiento del calendario debe utilizarse como periodo de transición, no como una pausa para dejar todo igual hasta el final.

De la factura como documento a la factura como dato

Este es probablemente el concepto más interesante.

Durante años hemos pensado la factura principalmente como un documento:

papel → PDF → email

Pero el modelo que se está construyendo trata cada vez más la factura como información estructurada que puede ser procesada automáticamente.

Se podría decir que es el paso de:

Factura = documento

a:

Factura = dato estructurado, trazable, automatizable y analizable.

Esto tiene consecuencias que van mucho más allá de VeriFactu.

Permite conectar progresivamente:

• facturación;
• contabilidad;
• cobros;
• bancos;
• conciliación;
• tesorería;
• informes.

Aquí está la verdadera oportunidad de digitalización.

VeriFactu y factura electrónica forman parte de una transformación mayor

VeriFactu y la factura electrónica no son la misma obligación.

(“VeriFactu y factura electrónica: diferencias y obligaciones”.)

No repetiremos sus diferencias en este artículo.

Lo importante aquí es entender que ambos cambios empujan en la misma dirección: menos documentos aislados y más información estructurada que pueda circular entre sistemas.

El recorrido es progresivo:

SIF / VeriFactu → factura electrónica B2B → automatización → digitalización.

Por eso tiene poco sentido preparar ahora un sistema para VeriFactu y dentro de poco rehacer de nuevo todos los procesos para la factura electrónica.

Siempre que sea posible, es mejor pensar la transición como una única estrategia de modernización.

Qué procesos merece la pena automatizar primero

No hace falta automatizar absolutamente todo.

Empieza por las tareas repetitivas que no aportan valor.

Introducción repetida de datos

Si escribes varias veces el mismo cliente, concepto o importe, ese proceso debería revisarse.

Conversión entre documentos

Cuando un presupuesto aceptado termina en una factura, no debería ser necesario volver a escribirlo entero.

Control de cobros

Saber qué está pagado y qué está pendiente debería formar parte de la propia gestión, no depender de recordar actualizar otra hoja.

Documentación para la asesoría

Si la asesoría necesita las facturas emitidas o recibidas, facilitar su acceso reduce correos, archivos ZIP y búsquedas manuales.

Registro de facturas de proveedores

Capturar automáticamente datos de una factura recibida evita volver a introducir manualmente proveedor, fecha, base, IVA y total.

Aquí encaja especialmente el uso de IA cuando realmente elimina una tarea administrativa.

Cómo puede BeFactu simplificar este proceso

BeFactu se ha diseñado precisamente alrededor de esta idea: que la facturación no sea una función aislada.

El usuario puede gestionar clientes y proveedores, presupuestos, partes de trabajo, albaranes, facturas, cobros, gastos, artículos, almacén y otros procesos desde una misma aplicación.

Además, no obliga a seguir una cadena documental fija.

Un profesional puede emitir directamente una factura si eso es lo que necesita. Otro puede trabajar:

Presupuesto → Albarán → Factura

mientras que un negocio de servicios puede utilizar:

Parte de trabajo → Factura

La herramienta se adapta al proceso y no al contrario.

VeriFactu se integra dentro de ese mismo flujo para que el usuario no tenga que tratarlo como una tarea adicional separada de la facturación.

BeFactu también dispone de escaneo de facturas de proveedores mediante IA y acceso para asesorías, dos funciones orientadas precisamente a eliminar algunos de esos “saltos manuales” que hemos identificado a lo largo del artículo.

Checklist final: ¿está preparado tu negocio?

Antes de considerar terminada la adaptación, comprueba:

1. ¿Sabes quién puede emitir facturas?
2. ¿Sabes desde qué dispositivos o centros se factura?
3. ¿Tu software está preparado para los requisitos aplicables?
4. ¿Has identificado todos los usuarios?
5. ¿Has localizado hojas Excel y procesos paralelos?
6. ¿Sabes qué tareas se hacen todavía manualmente?
7. ¿Tienes claro cómo corregir una factura?
8. ¿Has definido qué documentos utilizarás antes de facturar?
9. ¿Tu asesoría puede acceder fácilmente a la información que necesita?
10. ¿Has probado todo el proceso antes de utilizarlo definitivamente?

Si alguna respuesta es “no”, todavía queda trabajo por hacer.

La buena noticia es que precisamente para eso existe el periodo de adaptación.

Preguntas frecuentes sobre la adaptación a VeriFactu

¿Tengo que cambiar obligatoriamente de programa?

No necesariamente.

Si el software actual se adapta correctamente a los requisitos, puede seguir utilizándose.

(“Cómo saber si tu programa de facturación está preparado para VeriFactu”).

¿Puedo seguir utilizando Excel o Word?

Depende de cómo se utilicen.

Este tema ya lo explicamos en profundidad en el artículo dedicado al software preparado para VeriFactu, por lo que no lo repetimos aquí.

¿Debo empezar a utilizar presupuesto y albarán obligatoriamente?

No. Son documentos de gestión que pueden resultar útiles según el tipo de negocio, pero no existe una obligación general de crear todos ellos antes de una factura.

Lo importante es que el proceso utilizado tenga sentido para tu actividad.

¿Necesito enviar todas mis facturas manualmente a Hacienda?

No si trabajas con un sistema VeriFactu correctamente configurado.

La propia Orden HAC/1177/2024 establece que los sistemas VeriFactu implementan la remisión electrónica de los registros a la Administración tributaria.

¿Qué ocurre si tengo varios usuarios o centros?

El sistema y el proceso deben configurarse teniendo en cuenta quién emite cada factura y desde dónde se trabaja.

En negocios con varios puntos de facturación conviene revisar especialmente numeración, permisos, series y coordinación entre usuarios.

¿La aplicación gratuita de la AEAT puede servirme?

La AEAT dispone de una aplicación gratuita orientada a autónomos, profesionales y empresas que emitan pocas facturas o tengan un proceso de facturación relativamente sencillo. Permite generar la factura y remitir simultáneamente su registro a la AEAT.

Para negocios que necesitan presupuestos, partes, albaranes, cobros, proveedores, almacén, varios usuarios u otras funciones de gestión, habrá que valorar si una solución más completa se adapta mejor a su operativa.