VeriFactu y la factura electrónica suelen mencionarse juntos, pero responden a obligaciones diferentes. Ambos forman parte del proceso de digitalización de la facturación en España, aunque afectan a aspectos distintos: uno se centra en cómo funciona el software de facturación y el otro en cómo se emiten e intercambian las facturas entre empresas y profesionales.

Entender esta diferencia es importante para evitar confusiones y preparar el negocio con tiempo. Un autónomo o una pequeña empresa puede verse afectado por VeriFactu, por la factura electrónica o por ambos sistemas, por lo que conviene saber qué exige cada uno y qué papel tendrá el programa de facturación en todo el proceso.

¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu forma parte de la nueva regulación de los sistemas informáticos de facturación. Su objetivo es que los programas utilizados para emitir facturas generen registros fiables, trazables y resistentes a manipulaciones, de forma que cualquier modificación quede debidamente controlada.

En la modalidad VeriFactu, esos registros pueden remitirse electrónicamente a la Agencia Tributaria. Para el usuario, la idea es que gran parte de este proceso sea automático: el autónomo o la empresa emite la factura desde su programa y es el software el que se encarga de cumplir los requisitos técnicos correspondientes.

Por tanto, VeriFactu no cambia únicamente el aspecto de la factura. Cambia sobre todo la forma en la que el programa registra y protege la información de facturación.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales se expide, transmite y recibe en formato electrónico. Para ello debe cumplir unas características técnicas determinadas. La normativa regula también las plataformas de intercambio, su interoperabilidad y el funcionamiento de la solución pública de facturación electrónica.

Su finalidad no es solo sustituir el papel. Busca que las facturas puedan circular entre sistemas de forma estructurada, facilitar su tratamiento automático y mejorar el seguimiento de los pagos entre empresas y profesionales.

Cuando la obligación resulte aplicable, afectará con carácter general a operaciones entre empresarios y profesionales establecidos en España, con las excepciones previstas en la propia normativa.

Principales diferencias entre VeriFactu y la factura electrónica

Aunque ambos sistemas forman parte de la modernización de la facturación, actúan sobre partes distintas del proceso.

Qué regula cada sistema

VeriFactu se centra principalmente en cómo debe comportarse el software de facturación: cómo genera los registros, cómo garantiza su trazabilidad y cómo se gestiona la información asociada a cada factura.

La factura electrónica se centra en cómo se expide, transmite y recibe una factura entre empresas y profesionales utilizando formatos y canales electrónicos compatibles.

A quién afecta

VeriFactu está ligado a los contribuyentes que utilizan sistemas informáticos de facturación y están dentro del ámbito de aplicación de la normativa correspondiente.

La factura electrónica obligatoria se orienta especialmente a las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. Es decir, tiene un fuerte componente B2B: importa tanto quién emite la factura como quién la recibe.

Cómo se envía la información

En VeriFactu, el elemento central es el registro generado por el sistema de facturación y su posible remisión a la Agencia Tributaria.

En la factura electrónica, la información circula entre emisor y destinatario a través de la solución pública o de plataformas privadas compatibles. La normativa exige además que esas soluciones puedan interoperar entre sí.

Qué cambia en el día a día

Para un autónomo o una pequeña empresa, VeriFactu afecta principalmente al programa con el que se crean las facturas.

La factura electrónica afectará también a la forma de enviarlas, recibirlas y procesarlas. Ya no bastará necesariamente con generar un documento visual y mandarlo por correo electrónico: el sistema deberá poder trabajar con los formatos y canales previstos legalmente.

¿Cuándo será obligatorio VeriFactu?

La implantación de los sistemas de facturación adaptados a la normativa se realiza de forma escalonada.

Para los autónomos y otras personas físicas con actividad económica, la fecha prevista de adaptación es el 1 de julio de 2027.

Por eso, aunque todavía exista margen, conviene utilizar con antelación un programa preparado para estos requisitos y evitar una migración apresurada cuando se acerque la fecha.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

Aquí hay una diferencia importante respecto a VeriFactu: no existe todavía una fecha única de calendario que pueda indicarse para todos los autónomos y empresas.

El Real Decreto 238/2026 ya regula el sistema. Sin embargo, su aplicación efectiva queda vinculada a la entrada en vigor de una orden ministerial que desarrollará la solución pública de facturación electrónica. A partir de ese momento comenzarán a contar los plazos de adaptación: 12 meses para quienes superen los 8 millones de euros de volumen de operaciones y 24 meses para el resto.

Esto significa que conviene desconfiar de fechas cerradas que puedan aparecer en artículos antiguos. El calendario definitivo dependerá de cuándo entre en vigor esa orden ministerial.

¿Puede un autónomo estar obligado a cumplir con ambos sistemas?

Sí. No son sistemas alternativos entre los que haya que elegir uno.

Un autónomo puede necesitar utilizar un programa adaptado a VeriFactu y, además, emitir determinadas facturas en formato electrónico cuando la obligación B2B le resulte aplicable.

En la práctica, ambas exigencias acabarán confluyendo en el software de gestión: el programa deberá ser capaz de crear correctamente la factura, mantener los registros exigidos y facilitar su intercambio electrónico cuando corresponda.

Qué necesita un programa de facturación para adaptarse

El programa de facturación pasa a tener un papel mucho más importante. Ya no basta con que permita escribir datos, calcular impuestos y generar un PDF.

Debe estar preparado para cumplir los requisitos técnicos aplicables a los registros de facturación y, progresivamente, para integrarse con los mecanismos de factura electrónica.

Para el usuario, el objetivo debería ser justo el contrario de añadir complejidad: que toda esa tecnología funcione por detrás mientras continúa facturando de una forma sencilla.

Por eso es importante elegir soluciones que se mantengan actualizadas conforme avance la normativa y que eviten obligar al usuario a realizar procesos técnicos manuales.

Cómo puede ayudarte BeFactu

BeFactu está pensado para que autónomos y pequeñas empresas puedan gestionar su facturación sin tener que enfrentarse directamente a toda la complejidad técnica que existe detrás de estos cambios normativos.

La aplicación permite trabajar con facturas, presupuestos, partes de trabajo, albaranes, cobros, clientes y proveedores desde un mismo entorno, manteniendo un flujo flexible según las necesidades de cada negocio.

Además, BeFactu incorpora VeriFactu dentro del propio proceso de facturación, de forma que el usuario pueda continuar centrado en emitir y gestionar sus documentos mientras el sistema se ocupa de los procesos técnicos necesarios.

La evolución hacia la factura electrónica encaja en esa misma idea: que las nuevas obligaciones formen parte del trabajo habitual y no obliguen al autónomo a utilizar herramientas desconectadas para cada tarea.

Preguntas frecuentes sobre VeriFactu y factura electrónica

¿VeriFactu sustituye a la factura electrónica?

No. Son obligaciones diferentes y pueden coexistir. VeriFactu se ocupa fundamentalmente del funcionamiento y los registros del sistema de facturación, mientras que la factura electrónica regula la expedición, transmisión y recepción electrónica de las facturas entre empresarios y profesionales.

¿Todos los autónomos tendrán que usar factura electrónica?

La obligación se aplica a empresarios y profesionales dentro del ámbito establecido por la normativa cuando realizan determinadas operaciones con otros empresarios o profesionales en España, aunque existen excepciones.

Además, el calendario de aplicación será progresivo y dependerá de la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolla la solución pública.

¿Una factura con QR ya es una factura electrónica?

No. Que una factura incluya un código QR no significa por sí mismo que cumpla los requisitos de la factura electrónica obligatoria.

El QR está relacionado con los sistemas de facturación sujetos a la normativa de VeriFactu, mientras que la factura electrónica debe poder expedirse, transmitirse y recibirse electrónicamente en las condiciones técnicas establecidas.

¿Puedo seguir enviando facturas en PDF?

Depende del tipo de factura y del momento de aplicación de la obligación.

Un PDF puede seguir siendo útil como representación legible de una factura, pero la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales deberá cumplir los formatos y mecanismos previstos en la normativa. De hecho, el propio Real Decreto contempla periodos transitorios en los que determinados obligados deberán acompañar la factura electrónica de un PDF para facilitar su lectura.

¿Necesito cambiar de programa de facturación?

No necesariamente. Si tu programa actual se adapta correctamente a las nuevas obligaciones, podrás seguir utilizándolo.

Lo importante es comprobar que el proveedor mantiene la aplicación actualizada y que podrá responder tanto a los requisitos de VeriFactu como, cuando corresponda, a los de factura electrónica.