Durante años, para muchos autónomos bastaba con tener una plantilla de factura, cambiar el número, introducir los datos del cliente y guardar el documento en PDF.

Con VeriFactu, el foco deja de estar únicamente en el documento que recibe el cliente. La normativa regula también el funcionamiento del sistema utilizado para facturar y los registros que genera. La Agencia Tributaria distingue además entre sistemas VeriFactu y sistemas de emisión de facturas no verificables, ambos dentro de las modalidades previstas por el reglamento.

Por eso, antes de preguntar si un programa “hace facturas bonitas”, conviene hacerse otra pregunta: ¿qué hace ese programa con los datos de la factura una vez que pulso emitir?

No basta con que el programa genere una factura en PDF

Un PDF es únicamente la representación visible de la factura. Puede contener todos los datos obligatorios y tener una apariencia perfectamente correcta, pero eso no demuestra que el programa que lo ha generado cumpla los requisitos aplicables a los sistemas informáticos de facturación.

El reglamento afecta precisamente a los sistemas utilizados para expedir facturas y exige determinadas garantías sobre los registros que generan. La AEAT recuerda que las facturas expedidas mediante estos sistemas deben incorporar el QR tributario y que el software debe generar los correspondientes registros de facturación.

Por tanto, al evaluar un programa no conviene quedarse solo con lo que se ve en pantalla.

Qué debe hacer un programa de facturación adaptado

Hay varios puntos que permiten distinguir una simple herramienta para crear documentos de un sistema realmente preparado para la nueva normativa.

Generar un registro de facturación por cada factura

Cuando se expide una factura, el sistema debe generar el correspondiente registro de facturación de alta con la información exigida.

Ese registro no es simplemente otro PDF ni una copia de la factura. Forma parte de la información estructurada que permite acreditar qué se emitió, cuándo se emitió y cómo se integra dentro de la secuencia de facturación.

Mantener la trazabilidad de los registros

Uno de los principios importantes de la normativa es la trazabilidad.

El sistema debe permitir seguir el historial de los registros y evitar que una factura pueda desaparecer o ser modificada sin dejar rastro.

Para el usuario, esto supone un cambio conceptual importante: ya no debería existir la lógica de “abro la factura, cambio una cifra y guardo otra vez como si nada hubiera ocurrido”.

Garantizar integridad e inalterabilidad

El software debe proteger la información de forma que los registros no puedan alterarse de manera que se pierda la trazabilidad.

Esto no significa que un error sea imposible de corregir. Significa que la corrección debe realizarse mediante los procedimientos adecuados y quedar reflejada correctamente.

Incorporar el código QR cuando corresponda

Las facturas expedidas mediante los sistemas sujetos al reglamento deben incorporar un código QR tributario con la información prevista.

La presencia del QR, sin embargo, no debería ser la única comprobación que hagas. Un programa puede mostrar un código en una factura y eso, por sí solo, no demuestra que todo el sistema esté correctamente adaptado.

Poder trabajar con la modalidad VeriFactu

En la modalidad VeriFactu, el sistema remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria.

La normativa contempla también sistemas de emisión de facturas no verificables, pero sus exigencias técnicas y de conservación son mayores.

Para muchos pequeños negocios, trabajar con un programa que automatice el proceso puede resultar considerablemente más sencillo que asumir tareas técnicas adicionales.

La pregunta que deberías hacer a tu proveedor de software

Una de las comprobaciones más útiles es sorprendentemente sencilla:

“¿Este programa cumple el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación y dispone de su declaración responsable?”

La normativa no funciona como una lista pública de programas previamente homologados uno por uno por la Agencia Tributaria.Texto de esta sección

El productor del sistema es quien debe garantizar el cumplimiento y emitir la correspondiente declaración responsable del producto.

Por eso, conviene desconfiar de expresiones comerciales ambiguas como:

Lo importante no es el eslogan, sino que el producto utilizado esté efectivamente preparado para cumplir los requisitos aplicables.

¿Puedo seguir haciendo facturas con Excel?

Sí, pero aquí hay un matiz muy importante.

La Agencia Tributaria ha aclarado expresamente que una hoja de cálculo como Excel o Numbers no queda automáticamente sometida al reglamento por el mero hecho de utilizarse para hacer una factura.

Si se utiliza exclusivamente para:

puede no considerarse un sistema informático de facturación a estos efectos.

Incluso la AEAT indica que generar listados sencillos de facturas, con sumatorios u otras reglas de cálculo básicas, no implica necesariamente que la hoja pase a ser un SIF.

El problema aparece cuando esa misma hoja empieza a utilizarse para procesar automáticamente la información con finalidad tributaria.

Cuándo Excel sí puede convertirse en un sistema informático de facturación

Aquí está una de las cuestiones menos conocidas.

Si una hoja de cálculo se utiliza para procesar los datos de facturación y generar directamente información destinada al cumplimiento de obligaciones tributarias, puede pasar a considerarse un Sistema Informático de Facturación.

La AEAT pone un ejemplo bastante claro: si se programa una macro para generar automáticamente el libro registro de facturas expedidas, esa hoja de cálculo entra dentro del ámbito del reglamento y debe cumplir sus requisitos.

Por tanto, no existe una regla tan simple como:

“Excel está permitido” o “Excel está prohibido”.

Depende de cómo se utilice.

Una plantilla sencilla para escribir una factura no es lo mismo que un archivo con macros, automatizaciones, bases de datos, generación de libros fiscales y procesos que convierten la hoja en un auténtico sistema de gestión.

¿Y si hago las facturas con Word?

La lógica es similar.

La AEAT menciona expresamente los procesadores de texto como Word o Apple Pages. Si se utilizan únicamente para introducir la información, expedir o imprimir la factura y conservarla, pueden quedar fuera del ámbito del reglamento como sistema informático de facturación.

Esto puede tener sentido para alguien que emite un número muy reducido de facturas y trabaja de forma prácticamente manual.

Sin embargo, cuanto más crece el negocio, más evidente se vuelve otra cuestión: aunque sea posible hacer una factura de esa manera, no significa necesariamente que siga siendo la forma más eficiente de trabajar.

Numeración, clientes, cobros, duplicados, búsquedas, impuestos, informes o envío de información al asesor terminan convirtiéndose en tareas manuales que consumen tiempo y aumentan el riesgo de errores.

Excel o Word pueden ser legales y seguir siendo una mala herramienta de gestión

Este es un punto importante que muchas explicaciones sobre VeriFactu pasan por alto.

La pregunta no debería ser únicamente:

“¿Me permite Hacienda seguir utilizando Excel?”

También conviene preguntarse:

“¿Tiene sentido seguir gestionando mi negocio así?”

Un autónomo que emite tres facturas al año puede tener necesidades muy diferentes de otro que trabaja diariamente con presupuestos, partes, albaranes, cobros y proveedores.

La normativa establece un mínimo legal. La gestión del negocio plantea otro problema distinto: cuánto trabajo administrativo quieres seguir haciendo manualmente.

Y ahí es donde la elección del software puede aportar valor aunque existan alternativas legales más básicas.

Señales de que tu programa quizá no esté preparado

Hay algunas situaciones que deberían hacerte comprobar el sistema cuanto antes.

Tu proveedor no sabe decirte si cumplirá el reglamento

Si la respuesta es vaga o se limita a decir que “ya lo actualizarán”, conviene pedir información concreta.

Puedes borrar facturas sin dejar ningún rastro

La posibilidad de eliminar o alterar libremente la información debería hacerte revisar cómo funciona realmente el sistema.

El programa solo genera PDFs

Crear un documento visual no equivale a cumplir todos los requisitos técnicos asociados a los registros de facturación.

Nadie te ha hablado de registros, trazabilidad o declaración responsable

Si el proveedor únicamente menciona el QR pero no explica nada sobre los registros de facturación, es razonable pedir más información.

Utilizas una solución antigua sin mantenimiento

Un programa que lleva años sin actualizarse difícilmente podrá adaptarse automáticamente a unas obligaciones técnicas nuevas sin intervención de su desarrollador.

Checlist: qué comprobar antes de seguir usando tu programa

Antes de que la obligación resulte aplicable, pregunta a tu proveedor estas cuestiones:

1. ¿El software estará adaptado al RRSIF?
2. ¿Dispone o dispondrá de declaración responsable?
3. ¿Generará los registros de facturación exigidos?
4. ¿Mantendrá la trazabilidad de altas, anulaciones y correcciones?
5. ¿Incorporará correctamente el QR en las facturas?
6. ¿Permitirá trabajar en modalidad VeriFactu?
7. ¿Gestionará automáticamente la comunicación con la AEAT?
8. ¿Las actualizaciones necesarias están incluidas en el servicio?
9. ¿Qué tendrá que hacer el usuario cuando una factura contenga un error?
10. ¿Qué pasará con las facturas antiguas y los datos históricos?

Si el proveedor puede responder con claridad a estas preguntas, tendrás mucha más información que mirando únicamente si aparece un logotipo de VeriFactu en su página web.

Adaptarse a VeriFactu también es una oportunidad para simplificar la gestión

El cambio normativo puede verse únicamente como una nueva obligación, pero también puede servir para revisar procesos que llevan años haciéndose manualmente.

Por ejemplo, si actualmente haces una factura en Word, la conviertes en PDF, buscas el correo del cliente, la envías, apuntas el cobro en otra hoja y después entregas la documentación al asesor, estás realizando varias tareas separadas para gestionar una única operación.

Un sistema integrado puede reunir buena parte de esos pasos.

La verdadera mejora no consiste simplemente en sustituir Word por otro programa. Consiste en que la información introducida una vez pueda utilizarse durante todo el proceso administrativo.

Cómo aborda BeFactu la adaptación a VeriFactu

BeFactu integra VeriFactu dentro del propio proceso de facturación para que el usuario pueda seguir trabajando desde la aplicación sin tener que gestionar manualmente la parte técnica asociada a cada factura.

Además, la facturación no está aislada del resto de la actividad.

Un autónomo puede crear directamente una factura cuando la necesita o trabajar previamente con un presupuesto, un parte de trabajo o un albarán. No existe un flujo obligatorio: cada documento puede utilizarse de forma independiente según el trabajo realizado.

A esto se suman la gestión de cobros, clientes, proveedores, artículos y el acceso para asesorías, de forma que la adaptación normativa se integra dentro de una herramienta de gestión más amplia.

El objetivo es que VeriFactu ocurra dentro del trabajo diario, y no se convierta en otra tarea administrativa que el usuario tenga que aprender y ejecutar por separado.

Preguntas frecuentes sobre programas de facturación y VeriFactu

¿La Agencia Tributaria homologa los programas VeriFactu?

No debe entenderse como un sistema en el que la AEAT prueba y concede previamente un sello individual a cada programa.

El fabricante o productor del sistema debe garantizar el cumplimiento de los requisitos y emitir la correspondiente declaración responsable.

¿Un PDF con código QR significa que el programa cumple?

No necesariamente.

El QR es uno de los elementos visibles de la factura, pero el cumplimiento afecta también a los registros generados por el sistema, su integridad, trazabilidad y demás requisitos técnicos.

¿Puedo hacer una factura en Excel y enviarla en PDF?

En determinados usos puramente manuales, sí. La propia AEAT establece que las hojas de cálculo utilizadas únicamente para introducir, expedir, imprimir y conservar facturas pueden no tener la consideración de sistema informático de facturación.

La situación cambia si la hoja procesa automáticamente esa información para producir libros fiscales, contabilidad u otros resultados tributarios.

¿Una macro de Excel puede cambiar la situación?

Sí.

La AEAT utiliza precisamente el ejemplo de una macro que genera el libro registro de facturas expedidas. En ese caso, la hoja puede pasar a considerarse un sistema informático de facturación sujeto al reglamento.

¿Tengo que cambiar de programa si el que utilizo se adapta?

No.

Si tu proveedor adapta correctamente el software y este cumple los requisitos exigidos, no existe una razón derivada exclusivamente de VeriFactu que obligue a cambiarlo.

Lo importante es comprobarlo antes de que llegue la fecha de aplicación.

¿Y si apenas emito facturas?

La cantidad de facturas no convierte por sí sola una herramienta en un SIF ni la excluye del reglamento.

Lo relevante es la forma en la que se expiden y procesan esas facturas y las circunstancias fiscales del contribuyente.

Para negocios con una actividad muy reducida, la propia AEAT dispone además de una aplicación básica de facturación VeriFactu.