VeriFactu es el sistema impulsado por la Agencia Tributaria para que los programas de facturación cumplan nuevos requisitos de integridad, trazabilidad y control de los registros de facturación. Su implantación afectará directamente a muchos autónomos y pequeñas empresas que utilizan software para emitir sus facturas.

Para un autónomo, adaptarse a VeriFactu no significa simplemente cambiar la apariencia de una factura. El programa de facturación deberá generar los registros exigidos, incorporar determinados elementos como el código QR y cumplir las condiciones técnicas establecidas por la normativa. En esta guía veremos a quién afecta, cuándo será obligatorio y cómo funciona en la práctica.

¿Qué es VeriFactu y cómo afecta a los autónomos?

VeriFactu es una de las modalidades previstas dentro de la nueva normativa que regula los sistemas informáticos de facturación. Su objetivo es garantizar que los registros de las facturas sean íntegros, trazables e inalterables, evitando que puedan modificarse o eliminarse sin dejar constancia.

Cuando un autónomo utiliza un sistema VeriFactu, el programa genera el registro de facturación correspondiente y lo remite electrónicamente a la Agencia Tributaria de forma automática. Estas facturas incorporan además un código QR y la indicación de que se trata de una factura verificable.

En la práctica, el cambio importante para el autónomo está en el programa con el que factura. No tendrá que realizar manualmente todos estos procesos técnicos: será el software de facturación el que deberá cumplir los requisitos establecidos y generar correctamente los registros asociados a cada factura.

¿Cuándo será obligatorio VeriFactu para los autónomos?

La entrada en vigor de VeriFactu se ha establecido de forma escalonada. Para las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades, la adaptación será obligatoria desde el 1 de enero de 2027. Para los autónomos y otras personas físicas con actividad económica, la fecha prevista es el 1 de julio de 2027.

Esto significa que los autónomos disponen de unos meses más para adaptar sus sistemas de facturación, pero no conviene esperar al último momento. Si utilizas un programa para emitir facturas, lo importante será comprobar con antelación que cumple los requisitos técnicos exigidos y que está preparado para trabajar con VeriFactu.

¿Qué autónomos tendrán que utilizar VeriFactu?

La obligación afecta, con carácter general, a los autónomos que desarrollan actividades económicas y utilizan sistemas informáticos para emitir sus facturas. Esto incluye a profesionales y pequeños negocios que trabajan con programas de facturación, aplicaciones de gestión o soluciones similares.

No todos los contribuyentes estarán necesariamente dentro del mismo régimen. Por ejemplo, quienes ya estén acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) tienen un sistema específico de comunicación con la Agencia Tributaria y no siguen exactamente el mismo procedimiento.

Por eso, más que fijarse solo en el tipo de actividad, cada autónomo debe comprobar qué sistema de facturación utiliza y qué obligaciones fiscales le corresponden. En caso de duda, lo recomendable es confirmarlo con su asesoría o gestoría.

¿Cómo funciona VeriFactu paso a paso?

VeriFactu automatiza gran parte del proceso técnico que exige la normativa. Para el usuario, el funcionamiento debe ser sencillo: emitir la factura desde su programa habitual y dejar que el sistema genere y gestione correctamente la información asociada.

Crear la factura en el programa de facturación

El autónomo crea la factura en su programa de facturación igual que hasta ahora: selecciona al cliente, añade los conceptos, impuestos y forma de pago, y confirma la emisión. La diferencia es que el software debe estar preparado para cumplir automáticamente los requisitos de VeriFactu desde ese momento.

Generar el registro de facturación

Cuando se emite la factura, el programa genera automáticamente un registro de facturación con la información exigida por la normativa. Ese registro queda vinculado con los anteriores para mantener la trazabilidad y evitar modificaciones que no dejen constancia.

Enviar la información a la AEAT

Si se trabaja en modalidad VeriFactu, el sistema remite el registro de facturación a la Agencia Tributaria de forma electrónica. Este envío debe realizarlo el propio software, por lo que el autónomo no tiene que introducir manualmente los datos de cada factura en la sede electrónica.

Incorporar el código QR a la factura

Las facturas generadas mediante un sistema adaptado a VeriFactu deben incluir un código QR con la información necesaria para su verificación. En los sistemas VeriFactu también aparecerá la referencia correspondiente a que la factura es verificable ante la Agencia Tributaria.

¿Qué necesita un autónomo para cumplir con VeriFactu?

Para cumplir con VeriFactu, lo principal es utilizar un programa de facturación adaptado a la normativa. Ese software debe generar correctamente los registros de facturación, mantener su trazabilidad, incorporar el código QR cuando corresponda y gestionar el envío de la información a la Agencia Tributaria en modalidad VeriFactu.

El autónomo no debería tener que ocuparse de la parte técnica del proceso. Su tarea seguirá siendo emitir correctamente sus facturas y mantener actualizados los datos de clientes, conceptos, impuestos y demás información necesaria.

Antes de la fecha de aplicación obligatoria conviene comprobar que el programa utilizado está preparado para VeriFactu y que el proveedor del software mantiene la solución actualizada conforme a los requisitos establecidos.

¿Qué pasa si un autónomo no se adapta a VeriFactu?

Cuando llegue la fecha de aplicación obligatoria, utilizar un sistema de facturación que no cumpla los requisitos exigidos puede suponer un incumplimiento de la normativa.

Por eso, no basta con seguir utilizando cualquier programa que permita crear facturas en PDF. El sistema debe cumplir también las condiciones técnicas relativas a los registros de facturación, su conservación, trazabilidad e integridad.

Adaptarse con tiempo permite evitar cambios de última hora y comprobar que la forma habitual de trabajar sigue funcionando correctamente antes de que la obligación sea efectiva.

Diferencias entre VeriFactu y la factura electrónica

VeriFactu y la factura electrónica están relacionados con la digitalización de la facturación, pero no son lo mismo.

VeriFactu se centra principalmente en cómo los programas generan, conservan y, en su modalidad específica, envían los registros de facturación a la Agencia Tributaria. La factura electrónica, en cambio, hace referencia al formato y al intercambio electrónico de facturas entre empresas y profesionales.

Un autónomo puede verse afectado por ambas obligaciones, pero sus requisitos, funcionamiento y calendario normativo son diferentes. Por eso es importante no confundirlas al preparar la adaptación del negocio.

Cómo puede ayudarte BeFactu con VeriFactu

BeFactu está diseñado para que autónomos y pequeñas empresas puedan gestionar su facturación desde una única aplicación sin tener que enfrentarse directamente a la complejidad técnica de VeriFactu.

El usuario puede crear sus facturas de forma habitual y BeFactu se encarga de integrar los procesos necesarios para trabajar con VeriFactu, incluyendo la generación de los registros correspondientes y los elementos exigidos en la factura.

Además, BeFactu permite gestionar otras tareas del negocio como presupuestos, partes de trabajo, albaranes, cobros, clientes y proveedores, de forma que la adaptación a VeriFactu forme parte del trabajo diario y no de un proceso separado.

Preguntas frecuentes sobre VeriFactu para autónomos

¿VeriFactu será obligatorio para todos los autónomos?

No necesariamente en todos los casos. La obligación depende del régimen fiscal y del sistema de facturación utilizado. Por ejemplo, los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) siguen un sistema específico. Por eso, cada autónomo debe comprobar qué obligaciones concretas le corresponden.

¿Cuándo entra en vigor VeriFactu para los autónomos?

La fecha prevista para los autónomos y otras personas físicas con actividad económica es el 1 de julio de 2027. Antes de esa fecha conviene comprobar que el programa de facturación utilizado está correctamente adaptado.

¿Necesito cambiar de programa de facturación?

Solo si el programa que utilizas actualmente no cumple los requisitos exigidos. Si tu proveedor adapta correctamente el software a VeriFactu, podrás seguir trabajando con él. Lo importante es que el sistema esté preparado antes de que la obligación sea efectiva.

¿VeriFactu y factura electrónica son lo mismo?

No. VeriFactu y factura electrónica son conceptos diferentes. VeriFactu regula cómo deben funcionar determinados sistemas informáticos de facturación y cómo se generan sus registros, mientras que la factura electrónica se refiere al formato y al intercambio electrónico de facturas.

¿VeriFactu y factura electrónica son lo mismo?

Sí. Las facturas emitidas mediante sistemas adaptados a VeriFactu deben incorporar un código QR con la información prevista en la normativa. En los sistemas VeriFactu, además, la factura identifica que puede ser verificada ante la Agencia Tributaria.