Política de privacidad de la App BeFactu

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales tratados a través de la App BeFactu es:

Denominación social: Gestión externa y mantenimiento de servicios, S.L.
NIF: B-44665529
Correo electrónico: info@befactu.com
Teléfono: 644 461 110
Sitio web: befactu.com

Qué datos personales tratamos

A través de la App BeFactu podemos tratar los datos necesarios para prestar el servicio de facturación, gestión documental, control de cobros, gestión de proveedores, generación de documentos y cumplimiento de obligaciones legales o fiscales relacionadas con la actividad del usuario.

Según el uso que se haga de la aplicación, estos datos pueden incluir:

• Datos identificativos y de contacto del usuario de la App.
• Datos de clientes: nombre o razón social, NIF/CIF/NIE, dirección, teléfono, correo electrónico, datos de contacto y datos necesarios para emitir documentos comerciales o fiscales.
• Datos de proveedores: nombre o razón social, NIF/CIF/NIE, dirección, teléfono, correo electrónico, datos de contacto y datos necesarios para registrar facturas o documentos recibidos.
• Datos incluidos en presupuestos, partes de trabajo, albaranes, facturas, cobros, caja, artículos, servicios, documentos PDF, listados y registros contables.
• Datos de usuarios internos de la App, como nombre, correo electrónico, rol, permisos de acceso y actividad relacionada con el uso de la aplicación.
• Datos necesarios para la generación, envío, descarga o conservación de documentos.
• Datos incluidos voluntariamente en observaciones, conceptos, comentarios, imágenes, documentos adjuntos o campos libres de la aplicación.
• Datos técnicos necesarios para el funcionamiento, seguridad, mantenimiento y soporte de la App.

La App puede permitir el escaneo o lectura de facturas de proveedor u otros documentos mediante sistemas de inteligencia artificial u OCR. En ese caso, se tratará la información contenida en las imágenes o documentos aportados por el usuario con la finalidad de extraer los datos necesarios para su registro en la aplicación.

Para qué utilizamos los datos

Los datos tratados a través de BeFactu se utilizan para prestar las funcionalidades propias de la aplicación.

En particular, podemos utilizarlos para:

• Gestionar clientes, proveedores, artículos, servicios, usuarios y formas de pago.
• Crear y gestionar presupuestos, partes de trabajo, albaranes, facturas, cobros, caja y listados.
• Generar documentos PDF, archivos de descarga, listados y documentación para la asesoría.
• Registrar facturas recibidas y datos de proveedores.
• Leer o extraer datos de documentos mediante herramientas de inteligencia artificial u OCR, cuando el usuario utilice esta funcionalidad.
• Gestionar el cumplimiento de obligaciones fiscales o técnicas relacionadas con Veri*Factu, cuando la funcionalidad esté activada.
• Permitir el acceso diferenciado por roles de usuario, incluyendo perfiles de administrador, usuario o asesoría.
• Prestar soporte técnico, resolver incidencias y mantener la seguridad de la aplicación.
• Realizar copias, registros técnicos o controles necesarios para el correcto funcionamiento del servicio.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, contables o administrativas aplicables.

Los datos introducidos en la App no se utilizan para enviar comunicaciones comerciales no solicitadas ni se venden a terceros con fines comerciales.

Base jurídica del tratamiento

La base jurídica para el tratamiento de los datos puede variar según la finalidad concreta:

• Ejecución de un contrato o prestación del servicio: cuando el tratamiento sea necesario para permitir el uso de BeFactu y sus funcionalidades.
• Cumplimiento de obligaciones legales: cuando el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones fiscales, contables, administrativas o técnicas aplicables a la facturación.
• Interés legítimo: para garantizar la seguridad, mantenimiento, soporte, prevención de usos indebidos y mejora técnica de la aplicación.
• Consentimiento del usuario: cuando el tratamiento dependa de una acción voluntaria del usuario, como el envío de documentación para escaneo, la configuración de determinadas funcionalidades o la solicitud de soporte.

Cuando el usuario introduzca datos de terceros, como clientes, proveedores, empleados, contactos o representantes, deberá contar con base legítima suficiente para hacerlo y facilitarles la información que corresponda conforme a la normativa aplicable.

Datos introducidos por el usuario

El usuario es responsable de la exactitud, licitud y actualización de los datos que introduzca en BeFactu.

La App actúa como herramienta de gestión y facturación. Por tanto, el usuario debe asegurarse de que los datos de sus clientes, proveedores, contactos, documentos y operaciones se introducen de forma correcta y conforme a la normativa aplicable.

BeFactu no verifica de forma general la veracidad o licitud de todos los datos introducidos por el usuario, salvo en aquellos casos en los que resulte necesario para prestar el servicio, resolver incidencias o cumplir obligaciones legales o técnicas.

Escaneo de documentos e inteligencia artificial

La App puede incluir funcionalidades de escaneo, lectura o extracción de datos de facturas de proveedor u otros documentos mediante sistemas automatizados o inteligencia artificial.

Cuando el usuario utilice esta funcionalidad, las imágenes, documentos o datos enviados podrán ser tratados con la finalidad de:

• Leer el contenido del documento.
• Extraer datos como proveedor, fecha, número de factura, base imponible, IVA, total u otros datos relevantes.
• Facilitar el registro de la factura o documento en la App.
• Reducir errores de introducción manual.

El usuario no debe subir documentos que contengan datos personales innecesarios, especialmente datos sensibles o información de terceros que no sea necesaria para la finalidad de facturación o gestión.

Veri*Factu y comunicaciones con administraciones públicas

Cuando el usuario active funcionalidades relacionadas con Veri*Factu u otros sistemas de comunicación fiscal, la App podrá tratar y transmitir los datos necesarios para generar, registrar, validar o comunicar facturas conforme a la normativa aplicable.

Estos datos pueden incluir información de la factura, emisor, destinatario, importes, impuestos, identificadores técnicos, huellas, registros, códigos QR u otros datos exigidos por la normativa o por los sistemas técnicos correspondientes.

La finalidad de este tratamiento es permitir el cumplimiento de obligaciones legales o fiscales asociadas a la emisión de facturas.

Asesorías y usuarios autorizados

BeFactu puede permitir que una asesoría, gestoría u otro usuario autorizado acceda a determinados datos de facturación, contabilidad, listados o documentación del usuario.

El acceso de una asesoría o usuario autorizado dependerá de la configuración realizada por el titular de la cuenta o administrador de la App.

El usuario es responsable de configurar correctamente los permisos y de garantizar que las personas autorizadas tienen legitimación para acceder a la información correspondiente.

Conservación de los datos

Los datos se conservarán mientras la cuenta o servicio permanezca activo y durante el tiempo necesario para prestar las funcionalidades de BeFactu.

Posteriormente, podrán conservarse, debidamente bloqueados cuando corresponda, durante los plazos necesarios para atender posibles responsabilidades legales, fiscales, contables, contractuales o técnicas.

Cuando los datos formen parte de facturas, registros contables, documentos fiscales o justificantes de operaciones, podrán conservarse durante los plazos exigidos por la normativa aplicable.

A quién se pueden comunicar los datos

BeFactu no vende ni cede los datos personales de los usuarios con fines comerciales.

No obstante, para prestar el servicio, determinados proveedores tecnológicos pueden tener acceso a datos personales o técnicos, actuando, cuando corresponda, como encargados del tratamiento.

Entre estos proveedores pueden encontrarse servicios de:

• Alojamiento, infraestructura y servidores.
• Plataforma de aplicación y base de datos.
• Almacenamiento de documentos.
• Correo electrónico o envío de comunicaciones.
• Herramientas de escaneo, OCR o inteligencia artificial.
• Servicios técnicos necesarios para Veri*Factu u otras comunicaciones fiscales.
• Mantenimiento, seguridad y soporte técnico.

Estos proveedores solo podrán tratar los datos para prestar los servicios contratados y siguiendo las instrucciones correspondientes.

También podrán comunicarse datos a administraciones públicas, órganos competentes, entidades tributarias o terceros cuando exista una obligación legal o sea necesario para el cumplimiento de obligaciones fiscales, contables o administrativas.

Transferencias internacionales de datos

Algunos proveedores tecnológicos utilizados para el funcionamiento, almacenamiento, seguridad, inteligencia artificial, mantenimiento o soporte de la App pueden prestar servicios desde países situados fuera del Espacio Económico Europeo.

Cuando se produzcan transferencias internacionales de datos, estas deberán realizarse mediante los mecanismos y garantías previstos en la normativa de protección de datos aplicable.

Seguridad de los datos

BeFactu aplica medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos tratados a través de la App frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, uso indebido o divulgación no autorizada.

No obstante, ningún sistema informático puede garantizar una seguridad absoluta. El usuario debe utilizar credenciales seguras, proteger sus dispositivos, controlar los accesos autorizados y mantener actualizada la información de usuarios y permisos.

Derechos de las personas interesadas

Puedes ejercer los derechos reconocidos por la normativa de protección de datos en relación con tus datos personales.

Estos derechos incluyen:

• Acceso: conocer qué datos personales tratamos sobre ti.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos incorrectos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de tus datos cuando proceda.
• Oposición: oponerte a determinados tratamientos.
• Limitación: solicitar que se limite el tratamiento en los casos previstos legalmente.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado cuando resulte aplicable.
• Retirada del consentimiento: retirar el consentimiento otorgado en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado anteriormente.

Puedes ejercer estos derechos enviando una solicitud a:

info@befactu.com

La solicitud deberá permitir identificarte correctamente e indicar el derecho que deseas ejercer.

Reclamaciones ante la autoridad de control

Si consideras que el tratamiento de tus datos personales no se ajusta a la normativa aplicable, tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Datos de menores

BeFactu está dirigida a profesionales, autónomos, empresas y asesorías.

La App no está específicamente destinada a menores de edad y no solicita deliberadamente datos personales de menores.

Cambios en esta Política de Privacidad

BeFactu podrá actualizar esta Política de Privacidad cuando sea necesario para adaptarla a cambios legales, técnicos, funcionales o a modificaciones en los servicios utilizados por la aplicación.

Cuando se produzcan cambios relevantes, se actualizará el contenido de esta política y, cuando corresponda, se informará a los usuarios por los medios disponibles.